【摘要】學籍檔案管理是中職學校教學管理工作的重要內(nèi)容。正確認識學籍檔案，加強學籍檔案管理，要從完善學籍檔案管理制度、提高學籍檔案管理人員素質(zhì)、推進學籍檔案信息化建設(shè)三個方面加強學籍檔案管理，從而提高中職學校學籍檔案管理水平。
　　【關(guān)鍵詞】學籍檔案；檔案管理；管理信息化
　　我校是一所以普通醫(yī)學教育為基礎(chǔ)的中等職業(yè)學校，目前學校處于高速發(fā)展的時期，辦學規(guī)模不斷壯大，辦學層次不斷提高，辦學形式多元化，在這樣的形勢下，學籍檔案的內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量繁多，檔案管理人員工作量大，任務(wù)繁重。完善學籍檔案管理制度、提高學籍檔案管理人員素質(zhì)、推進學籍檔案信息化管理，更好管理和利用學籍檔案，是學校檔案管理工作者的重要任務(wù)。
　　一、學籍檔案的主要內(nèi)容
　　（一）學籍檔案是學生從入校到畢業(yè)期間在校學習過程的原始記錄。材料主要來自教務(wù)處、學生科、校團委、實習醫(yī)院；是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的，結(jié)合中職學校的實際情況，進檔材料主要包括：1.入學通知書、考生登記表、入學成績、健康體檢表。2.畢業(yè)生登記表、考試成績登記表、實習手冊。3.學生在校期間獎懲材料（獲獎、評優(yōu)、處分）、加入黨團組織的材料等。
　　（二）每份學籍檔案都記載了學生的很多個人情況。如姓名、照片、出生日期、成績記錄、家庭主要成員及主要社會關(guān)系、學生在校期間的鑒定及政審意見等。
　　二、學籍檔案的作用
　　（一）學生畢業(yè)后招聘、就業(yè)等，均需利用其在校期間的學籍檔案，是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)。招聘單位來函了解該生的在校表現(xiàn)、學習情況、家庭情況；畢業(yè)再深造，需要學歷證明、學習成績等相關(guān)資料，只有檔案人員通過查閱學生學籍檔案才能予以證明，因此學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響學生的就業(yè)。
　�。ǘ�）學籍檔案記載的內(nèi)容都屬于個人隱私，具有一定的保密性、利用率高。所以更加要求檔案管理人員采取措施，加強對學生學籍檔案的管理，要按照有關(guān)規(guī)定進行管理，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。
　　三、加強學籍檔案管理人員培訓，提高管理意識
　�。ㄒ唬�為保證學籍檔案工作的順利進行，首先要強化檔案意識，這是做好學籍檔案工作的根本。要真正認識到學籍檔案管理工作的重要性，從而對日常學籍檔案材料及時加以收集、整理、保管。學籍檔案管理人員應(yīng)主動學習檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)，在工作實踐中加強自身的修養(yǎng)，積極學習業(yè)務(wù)，不斷積累經(jīng)驗，全面提高自身素質(zhì)和工作效率。
　　（二）在提供利用時一定要注意相關(guān)的法律問題，利用要嚴、要細。利用者有時出于自身利益考慮，常常會提出各種各樣的不正當要求，希望按照自己的要求出具相關(guān)的證明，比如，有的要求改成績、出具假證明等。這就要求檔案工作者堅持原則，嚴格把關(guān)，維護檔案的真實性和權(quán)威性。必須按照有關(guān)規(guī)定要求利用者履行相關(guān)的手續(xù)，不徇私情，堅持按規(guī)章制度辦事。
　　四、運用現(xiàn)代化手段管理學籍檔案
　�。ㄒ唬┎捎糜嬎銠C管理，根據(jù)學籍檔案查找的要求，錄入檢索條件。學生學籍檔案內(nèi)容繁多，要能提供準確的服務(wù)，僅憑手工操作、個人記憶的傳統(tǒng)方法不能適應(yīng)廣大中職學校學生人數(shù)多、工作量大的現(xiàn)狀，查找檢索會很困難且效率低下。采用計算機管理，根據(jù)學籍檔案查找的要求，應(yīng)錄入姓名、班級、性別、籍貫、身份證號、家庭住址、學號、畢業(yè)證號等檢索條件。
　　（二）學籍檔案電子化管理具有傳統(tǒng)管理方式無可比擬的優(yōu)勢，可大大提高學籍檔案管理的效率。存儲信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時間和空間幾乎不受限制。
　�。ㄈ�）由于學籍檔案利用頻繁，大量的翻閱及復(fù)印，會影響其壽命。解決這一問題除了靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護方法外，更重要的是要充分利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)，盡量用電子文件提供利用，因為電子文件的使用次數(shù)再多也不會對其壽命產(chǎn)生任何影響。
　　五、存在的問題和幾點建議
　�。ㄒ唬�強化意識，明確職責。為保證學籍檔案工作的順利進行，首先要強化檔案意識，這是做好學籍檔案工作的根本。學籍檔案管理人員應(yīng)主動學習檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)，真正認識到學籍檔案管理工作的重要性，從而對日常學籍檔案材料及時加以收集、整理、保管。
　�。ǘ�）學校要重視對學籍檔案管理人員進行培訓，提高其素質(zhì)。學籍檔案管理是一項非常細致的工作，具有極強的程序性和專業(yè)性，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍是提高檔案管理工作水平的關(guān)鍵。學校的學籍檔案管理人員不僅要具有較高的政治素質(zhì)，還應(yīng)具有較高的文化素質(zhì)，應(yīng)在工作實踐中加強自身的修養(yǎng)，積極學習業(yè)務(wù)，全面提高自身素質(zhì)和工作效率；學校還應(yīng)經(jīng)常組織管理工作人員進行學籍檔案的建立、管理、開發(fā)與利用的研究，使他們的專業(yè)知識在深度和廣度上都有較大提高；建立學籍檔案管理的激勵機制，保證檔案管理工作的嚴肅性與持續(xù)性。
　　綜上所述，檔案的管理工作是起點、是基礎(chǔ)，而檔案的利用是檔案管理的目的和意義所在。無論是學籍檔案的管理，還是學籍檔案的利用，都要從學籍檔案自身的特點出發(fā)去開展工作。
　　【參考文獻】
　　[1]李智.中職學校學籍管理的原則及工作重點[J].交通職業(yè)教育， 2002（04）.
　　[2]江慧.當前形勢下中職學校學籍檔案管理的思考[J].科協(xié)論壇（下半月），2009（03）.

相關(guān)熱詞搜索：學籍 淺談 中等職業(yè)學校 功能 檔案