【摘 要】 本文闡述了信息化模式的人事管理作用與意義，探討了人事管理信息化模式的基本結(jié)構(gòu)，分析了推行人事管理信息化模式遇到的普遍問(wèn)題和解決辦法。包括成本問(wèn)題、觀念問(wèn)題、操作問(wèn)題、安全性問(wèn)題和高校實(shí)際情況與信息化匹配問(wèn)題。為高校推行人事管理信息化模式提供了借鑒。
　　【關(guān)鍵詞】 高職院校;人事管理;信息化;模式
　　高校管理人事的基本功能是吸引人才，引進(jìn)人才。創(chuàng)新人事管理模式，使之與社會(huì)發(fā)展匹配是必要的，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理也是可以實(shí)現(xiàn)的。高職院校需大膽突破思想束縛，盡力清除自身管理存在的障礙，運(yùn)用信息化，提高相關(guān)效益，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。
　　一、信息化模式的人事管理作用與意義
　　1、全面提高整體工作效率
　　原始的人事請(qǐng)假流程，都是先寫(xiě)請(qǐng)假條，然后再逐級(jí)找人簽字。而如果采用信息化，請(qǐng)假人則只需要在頁(yè)面端發(fā)起請(qǐng)假流程，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)將相關(guān)信息發(fā)給審批人。即使審批人出差在外也能及時(shí)辦公，而審批結(jié)果也會(huì)實(shí)時(shí)傳遞給請(qǐng)假人。所以人事信息化管理模式的構(gòu)建，能大大提高效益，省去諸多環(huán)節(jié)，減少錯(cuò)誤的出現(xiàn)，節(jié)約許多時(shí)間，省去相關(guān)人力審批過(guò)程。
　　2、減少人力，節(jié)約成本，有利環(huán)境保護(hù)
　　3、領(lǐng)導(dǎo)管理更簡(jiǎn)單，更直觀，更易掌握全局
　　原來(lái)的紙質(zhì)化模式辦公情況下，領(lǐng)導(dǎo)人可能要面對(duì)大量的表格，翻閱大量的文件。比如需要了解一個(gè)人時(shí)，需要到檔案室查閱相關(guān)檔案，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，有時(shí)還會(huì)出錯(cuò)。而在信息化模式下，檔案之類(lèi)隨時(shí)可以調(diào)看，相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也可以適時(shí)生成，直觀而明了，一切都變得很簡(jiǎn)單。領(lǐng)導(dǎo)人可以清楚地全面地了解院校的人和事，信息更新及時(shí)而準(zhǔn)確，從而方便認(rèn)識(shí)自己的管理，做出更為正確的決斷。領(lǐng)導(dǎo)人長(zhǎng)時(shí)間在外地出差或休假，也可以知道學(xué)校發(fā)生的人和事，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公自由辦公。
　　二、人事管理信息化模式的基本結(jié)構(gòu)
　　1、人員基本資料模塊
　　主要包括崗位、基本職責(zé)分工、人事合同、個(gè)人基本信息、工資、績(jī)效等的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行管理設(shè)計(jì)，能夠用于多種并行數(shù)據(jù)庫(kù)�；�本資料模塊是最原始的人事數(shù)據(jù)，能使相關(guān)管理人員了解數(shù)據(jù)更完整，同時(shí)利用信息化模塊還能生成多種分析數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)表，實(shí)現(xiàn)人事的快速查詢，并做出相關(guān)快捷管理。
　　2、人事信息化模塊
　　也就是辦事流程模塊。如上面提到的請(qǐng)假流程，還有獎(jiǎng)懲、考勤、社保、績(jī)效、薪酬等流程模塊，另外還可以加一個(gè)投票模塊。在高校生活工作的方方面面，或多或少都存在這樣那樣的投票模式的選舉，擇優(yōu)，評(píng)獎(jiǎng)之類(lèi)的活動(dòng)，此模塊能方便操作，直觀而明了。所有模塊最主要是發(fā)起，反應(yīng)，后果三個(gè)方面，需做到環(huán)環(huán)相扣，設(shè)計(jì)時(shí)要使細(xì)節(jié)人性化。實(shí)現(xiàn)人事管理信息化模塊，就是簡(jiǎn)化程序，減少中間環(huán)節(jié)，減少找人簽字的煩惱，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。
　　3、安全模塊
　　此安全不僅指對(duì)外部所來(lái)侵害的防止，也有內(nèi)部的安全問(wèn)題，需對(duì)相應(yīng)電子資料設(shè)置對(duì)等限制，不同職級(jí)設(shè)定不同權(quán)限。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)需設(shè)置多個(gè)傳輸，要設(shè)置盡量多的帶寬，避免因一個(gè)環(huán)節(jié)問(wèn)題或者病發(fā)多而使一個(gè)或多個(gè)功能不能運(yùn)行或者導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)崩潰，提高信息化的使用體驗(yàn)感。
　　4、幫助使用模塊
　　此模塊就是為幫助人使用，加快人員上手，提高效率所設(shè)置。幫助模塊中還需設(shè)置用戶反饋，以幫助軟件應(yīng)用者發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)提交給開(kāi)發(fā)者研究和解決。
　　三、推行人事管理信息化模式遇到的普遍問(wèn)題和解決辦法
　　1、成本問(wèn)題
　　信息化需要終端，就是電腦或者相應(yīng)的智能設(shè)備。信息化還需要鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)，需要存儲(chǔ)器，需要開(kāi)發(fā)相關(guān)軟件系統(tǒng)，需要信息維護(hù)人員。這些最初階段都是投入，并且還需要很多后續(xù)費(fèi)用。很多高校的管理層在這個(gè)時(shí)候就會(huì)猶豫，認(rèn)為不值得，反正原來(lái)的辦公也能運(yùn)行。高校要解決這個(gè)問(wèn)題必須結(jié)合現(xiàn)今社會(huì)現(xiàn)狀和趨勢(shì)，以及長(zhǎng)遠(yuǎn)成本來(lái)衡量。一方面社會(huì)趨勢(shì)就是信息化，其它高校已經(jīng)在推行或者準(zhǔn)備搞了，如果不改變就會(huì)落后，就會(huì)被淘汰。另一方面，信息化的初始投入會(huì)在以后的辦公效率提高中得到回報(bào)。比如紙張的減少，人員的精簡(jiǎn)，遠(yuǎn)程辦公節(jié)約時(shí)間等等。
　　2、觀念問(wèn)題
　　由于高校管理層多是中老年居多，是從傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公走出來(lái)的一代，而習(xí)慣是最難改變的。很多的管理人員，認(rèn)為高校的信息化沒(méi)有什么作用，還對(duì)教學(xué)有沖突。他們認(rèn)為提高教育質(zhì)量才是高校的根本。這時(shí)候，我們需要加大宣傳力度，必要時(shí)將過(guò)程演練出來(lái)，讓管理高層體會(huì)到網(wǎng)絡(luò)的簡(jiǎn)便，自上而下，逐步實(shí)施，水到而渠成。另一方面，也要加大信息化處理的簡(jiǎn)便性，人性化的研究，提高體驗(yàn)的好感度。
　　3、操作問(wèn)題
　　信息化需要一定的電腦操作水平，并且要改變?cè)瓉?lái)的紙質(zhì)辦公習(xí)慣。如我們要輸入用戶名，密碼;我們要輸入一定的漢字或者有可能需要及時(shí)確認(rèn)等。這對(duì)用慣電腦的人來(lái)說(shuō)都不是問(wèn)題，而對(duì)于一些中老年人來(lái)說(shuō)就有一定困難，會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒。適時(shí)開(kāi)展電腦基本操作培訓(xùn)，提升相關(guān)人員素質(zhì)和技能，開(kāi)展電腦知識(shí)競(jìng)賽，開(kāi)發(fā)系統(tǒng)更易用，都是解決操作問(wèn)題的辦法。
　　4、安全性問(wèn)題
　　高職院校很多人安全保密工作思想意識(shí)不強(qiáng)，密碼設(shè)置過(guò)于簡(jiǎn)單等問(wèn)題都存在。而且很多高校只建了信息系統(tǒng)，又不建立與之配套的信息制度，使得信息系統(tǒng)混亂，使用人沒(méi)有權(quán)限設(shè)置或高級(jí)別密碼隨便公用等，易被不法分子入侵，發(fā)生資料外泄，產(chǎn)生不必要的損失。解決這方面的問(wèn)題，首先要建設(shè)一支精通信息化的隊(duì)伍，讓專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事;同時(shí)高校還要培訓(xùn)和提高教職人員的安全性認(rèn)識(shí)，如定期舉辦相關(guān)活動(dòng)來(lái)宣傳;其次，建立相關(guān)信息化制度，如規(guī)范用戶申請(qǐng)、權(quán)限資料申請(qǐng)、相關(guān)查看記錄在案等等，責(zé)任需要到人到事，這樣才能有效預(yù)防安全事件的發(fā)生。
　　5、高校實(shí)際情況和信息化匹配問(wèn)題
　　很多學(xué)校的信息化為了省事，或者沒(méi)有做事先調(diào)查，或者跟風(fēng)就采用了一套系統(tǒng)，到最后發(fā)現(xiàn)很多事情實(shí)現(xiàn)不了，因操作非人性化等原因，最后這套系統(tǒng)就沒(méi)人用了，信息化失敗需要重頭再來(lái)。我們知道高職院校人事工作繁雜，涉及很多事和人，一個(gè)小小的細(xì)節(jié)不注意，就有可能導(dǎo)致整個(gè)信息系統(tǒng)的失敗。所以高校在選擇系統(tǒng)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)需要認(rèn)真調(diào)研，要細(xì)致和周到。做好系統(tǒng)后，先只能小規(guī)模的試用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題改正問(wèn)題�；�本成熟后再大規(guī)模試用，并做相關(guān)系統(tǒng)測(cè)試，穩(wěn)定后才能上線正式投入使用。
　　四、結(jié)束語(yǔ)
　　信息化乃社會(huì)潮流，高校管理人員和各級(jí)人事管理人員，除了要不斷提高自身管理水平，還應(yīng)提高信息化素質(zhì)，努力適應(yīng)社會(huì)需求。管理人員還要培訓(xùn)更多的教職工，提高他們的網(wǎng)絡(luò)化素質(zhì)，提升他們的電腦知識(shí)和操作水平，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)信息化人才，增強(qiáng)高職院校的競(jìng)爭(zhēng)力，為高職院校的騰飛打好基礎(chǔ)。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1] 陳林.高校人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].華東師范大學(xué)，2011.
　　[2] 陳佩馥.高職院校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)的探索[J].中國(guó)管理信息化，2015（21）.
　　【作者簡(jiǎn)介】
　　黃一菲（1983-）女，廣東廣州人，助理研究員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：高校管理.

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