檔案管理在醫(yī)院信息化建設(shè)中的作用
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來(lái)源: 美文摘抄 點(diǎn)擊:
摘要:隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展,醫(yī)院的綜合管理水平相應(yīng)穩(wěn)步提高。為了全方位提高醫(yī)療服務(wù)水平,醫(yī)院在很多方面進(jìn)行了多角度的探討和研究。在此過(guò)程中,醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)逐漸顯示出重要性,醫(yī)院的檔案管理機(jī)構(gòu)開(kāi)始關(guān)注怎樣加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。在醫(yī)院的檔案管理工作中,信息化程度決定了醫(yī)院的綜合服務(wù)水平和管理效率。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施,涉及載體、全面性、專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化等。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院 檔案管理 信息化建設(shè) 醫(yī)療管理
中圖分類(lèi)號(hào):R 197.3;G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)內(nèi)部工作中直接形成的以各種形式存在的具有留存必要的原始記錄,因此檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的全面發(fā)展起著重要的影響作用。病案的價(jià)值能否得到充分發(fā)揮,決定了醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)學(xué)研究的質(zhì)量能否得到穩(wěn)步提高。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,檔案管理領(lǐng)域也開(kāi)始面臨變革和創(chuàng)新。在建設(shè)“創(chuàng)新型社會(huì)”的背景下,加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)前醫(yī)院組織管理的重要內(nèi)容,給醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化帶來(lái)了新的機(jī)遇。這項(xiàng)工作將進(jìn)一步全面提高和促進(jìn)醫(yī)院檔案資源的利用效率,在新的時(shí)期保障醫(yī)院能夠長(zhǎng)久和穩(wěn)定地向前發(fā)展。
1 醫(yī)院檔案管理信息化的必要性
1.1信息化時(shí)代的到來(lái)決定了推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程的必要性
現(xiàn)代社會(huì)信息化程度越來(lái)越深入,人們對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越多,要求具有很強(qiáng)的時(shí)效性。面對(duì)這些沖擊和挑戰(zhàn),各級(jí)醫(yī)院必須適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì),加快檔案管理信息化建設(shè),加快推進(jìn)檔案管理邁向現(xiàn)代化,以適應(yīng)新的形勢(shì),提高醫(yī)院檔案管理水平。
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,產(chǎn)生了大量的電子文件。一類(lèi)產(chǎn)生于醫(yī)院的日常行政事務(wù)。當(dāng)前,單位、上級(jí)及相關(guān)部門(mén)發(fā)布的文件、報(bào)表、通知大多通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通。傳統(tǒng)的檔案管理是以手工管理為主,不能適應(yīng)目前檔案的存儲(chǔ)、收集、管理和利用。另一類(lèi)是在醫(yī)療業(yè)務(wù)流程中生成的。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的管理在大多數(shù)醫(yī)院的日常醫(yī)療事務(wù)中得到了普遍應(yīng)用,病人從掛號(hào)時(shí)起就進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理。
1.2醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是解決現(xiàn)有問(wèn)題、提高管理水平的有效途徑
近些年,盡管各級(jí)醫(yī)院已經(jīng)做了一些工作,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。然而,總的來(lái)說(shuō),軟件和硬件的現(xiàn)代化程度不高,一些單位還比較落后。分析其主要原因是管理思想落后,設(shè)備和技術(shù)手段落后,文件管理和使用水平低。要想很好地解決這些問(wèn)題,當(dāng)前需要做的是改進(jìn)管理思想和管理方法,引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)施和技術(shù),從手工勞動(dòng)中解放出來(lái),使工作質(zhì)量得到改善,工作效率更加高,從而實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,從最基本的工作開(kāi)始逐步提高醫(yī)院檔案的管理和利用水平。
1.3醫(yī)院檔案信息化管理保證了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展
順利開(kāi)展大眾醫(yī)療事業(yè),需要培養(yǎng)大批人才作為支撐。只有對(duì)人才檔案了如指掌,才能將人才放在最合適的地方,做到人盡其才,這樣才能保證醫(yī)院事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是非常迫切和必要的。對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化處理,不僅有利于找到、培養(yǎng)和培育大量為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務(wù)的人才,也有利于充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源,同時(shí)使檔案的壽命得到延長(zhǎng)。
2 醫(yī)院對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1檔案信息化管理保護(hù)了珍貴的原始檔案
通過(guò)對(duì)醫(yī)院各類(lèi)檔案的信息化處理,能夠很好地保護(hù)原始文件不受因經(jīng)常查閱使用和借用原始文件造成的破壞,有效縮減和防止重要數(shù)據(jù)和資料遺失的風(fēng)險(xiǎn)。在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的進(jìn)程中,重要而珍貴的材料將通過(guò)信息化來(lái)處理,計(jì)算機(jī)通過(guò)掃描儀對(duì)原始文件進(jìn)行電子掃描,保存為電子文檔的形式,在管理系統(tǒng)中整理和使用,從而有效地保護(hù)原始文檔。
2.2檔案信息化改進(jìn)了文件的歸檔方式
醫(yī)院的檔案部門(mén)要實(shí)時(shí)把各類(lèi)醫(yī)療相關(guān)文件記錄下來(lái)。在紙質(zhì)文獻(xiàn)時(shí)代,檔案工作者需要通過(guò)手工方式花費(fèi)大量的工作時(shí)間來(lái)整理檔案和編制目錄。在檔案的信息化管理中,檔案工作者徹底擺脫了繁瑣和重復(fù)的手工工作,把這些工作量交給計(jì)算機(jī)軟件去處理,使這項(xiàng)工作任務(wù)變得既精確又輕松。當(dāng)信息發(fā)生變化時(shí),只需輸入指令即可自動(dòng)調(diào)整整個(gè)系統(tǒng),工作效率得到大大的提高。
2.3檔案信息化便于整理和分享檔案信息資源
整理檔案信息資源主要是為了使檔案資料更加系統(tǒng)有序,從而便于拓寬檔案資料共享利用空間。原始檔案不便于查找,而這正是電子文件的優(yōu)勢(shì),可以提高原始文件的應(yīng)用水平和空間,更有利于醫(yī)院各部門(mén)的瀏覽需求,保持隨機(jī)存取的狀態(tài)。
2.4檔案管理信息化使檔案更加便于檢索和使用
過(guò)去,手工查詢(xún)檔案資料,比較費(fèi)時(shí)間也費(fèi)力,有時(shí)不一定能完成任務(wù)。建立電子目錄和電子文檔,對(duì)文件進(jìn)行歸檔信息處理,建立起電子信息查詢(xún)系統(tǒng),既方便又快捷。通過(guò)輸入關(guān)鍵詞,相關(guān)信息可以一個(gè)個(gè)顯示在電腦屏幕上。這種智能檢索方法快速、高效、范圍廣。同時(shí),電子加密技術(shù)也可以用于機(jī)密文件的處理。檔案在使用過(guò)程中,信息化管理也使使用者感到便捷。
2.5檔案管理信息化改變了檔案管理模式
以往的檔案歸檔方法,大部分的檔案材料都是紙質(zhì)的。很長(zhǎng)時(shí)間之后,歸檔數(shù)據(jù)逐漸積累,占據(jù)了大量的存儲(chǔ)空間。此外,由于紙質(zhì)的特點(diǎn),檔案庫(kù)房在溫度、濕度控制和病蟲(chóng)害控制方面應(yīng)根據(jù)季節(jié)的不同而調(diào)整。在這種管理模式下,出現(xiàn)管理成本相對(duì)較高、使用效率相對(duì)較低、原始文件容易損壞等問(wèn)題。檔案管理信息化處理后,可以使檔案的運(yùn)行效率得到有效提高,使檔案信息更加生動(dòng)和直觀,使檔案便于搜索和使用,在更大程度上節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間,并保證在同一時(shí)間安全備份檔案。
3 醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的具體內(nèi)容
3.1對(duì)文書(shū)處理要實(shí)施信息化管理
文書(shū)是文件管理的基礎(chǔ)性工作,對(duì)文件處理的精細(xì)程度直接影響到文件的內(nèi)部質(zhì)量,F(xiàn)代化的工作需要將每一份收到的文件注冊(cè)在電腦中,在局域網(wǎng)中根據(jù)批準(zhǔn)的順序流傳,循環(huán)時(shí)間和集合時(shí)間應(yīng)予以恰當(dāng)設(shè)置。發(fā)行文件的過(guò)程也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行,極大減少文檔處理部門(mén)的工作量和減少檔案工作人員的負(fù)擔(dān)。
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