【摘要】信息技術(shù)是檔案館進(jìn)行檔案管理體系構(gòu)建不可缺少的支撐架構(gòu)，對(duì)檔案文獻(xiàn)資料的長(zhǎng)期數(shù)字化保存、資源共享與信息數(shù)據(jù)交互有著重要幫助，運(yùn)用信息技術(shù)健全檔案館的組織架構(gòu)、管理模式、數(shù)字管理體系是促進(jìn)檔案館進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型的有效途徑。鑒于此，本文就檔案管理中信息化建設(shè)展開(kāi)詳細(xì)探討，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。
　　【關(guān)鍵詞】檔案館；信息技術(shù)應(yīng)用；問(wèn)題研究
　　一、檔案館應(yīng)用信息技術(shù)的主要優(yōu)勢(shì)
　　從目前我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，利用電子信息技術(shù)融入檔案管理體制構(gòu)建當(dāng)中，能構(gòu)建完善的信息處理系統(tǒng)，快速處理各種文件信息。一方面，電子化檔案信息管理系統(tǒng)存儲(chǔ)量大、查閱方便、能隨時(shí)隨地進(jìn)行信息查詢(xún)，能夠滿(mǎn)足大多數(shù)用戶(hù)利用移動(dòng)終端獲取信息的需求。另一方面，應(yīng)用電子信息檔案管理系統(tǒng)，能夠靈活便捷地制作各種管理表格，利用圖形對(duì)各種檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，利用各種管理構(gòu)型方便用戶(hù)及時(shí)查閱、修改、交流和存儲(chǔ)。傳統(tǒng)檔案管理方法由于工作程序復(fù)雜，而且具有嚴(yán)格的規(guī)定，在信息處理時(shí)效率較低，而且由于工作量較大，很多檔案管理人員難以保持積極的態(tài)度進(jìn)行工作，工作效率也會(huì)降低。將信息技術(shù)融入檔案管理機(jī)制當(dāng)中可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，既可以提高檔案管理效率，也可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各類(lèi)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，還可以進(jìn)行相應(yīng)的加密，防止他人蓄意破壞。
　　傳統(tǒng)檔案工作主要依靠人工操作，人力資源雖然有著很好的環(huán)境適應(yīng)性，但是人力成本較高，效率較低，在集中處理大規(guī)模信息數(shù)據(jù)過(guò)程中不能有效適應(yīng)各種環(huán)境變量，難以滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)大規(guī)模信息獲取的需要。利用電子信息系統(tǒng)后，計(jì)算機(jī)程序可以對(duì)大規(guī)模的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理，雖然對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求，但采用電腦進(jìn)行管理，可以精簡(jiǎn)人員編制，減少人力成本，滿(mǎn)足無(wú)紙化辦公的需要。
　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，利用信息技術(shù)集中對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、歸類(lèi)和整理，能夠方便各個(gè)行業(yè)人員集中進(jìn)行信息獲取，有利于快速掌握突發(fā)情況，增強(qiáng)檔案信息透明度，提高信息交互效率。
　　二、加快檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)用信息技術(shù)的主要建議
　　為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，推動(dòng)信息技術(shù)與檔案管理相融合，就要將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理體系構(gòu)建當(dāng)中，以計(jì)算機(jī)為系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)，加快無(wú)紙化辦公建設(shè)進(jìn)程。
　�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)重視加快無(wú)紙化辦公建設(shè)。首先作為檔案管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要全面重視檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)。檔案管理工作的信息化建設(shè)，不僅需要大量的人力物力支持，還需要引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的信息化人才進(jìn)入檔案管理部門(mén)，以提高檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化應(yīng)用水平。而這些工作在實(shí)踐中不是一蹴而就的，既需要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的經(jīng)驗(yàn)積累，也需要大量的人力物力投入。由于檔案管理辦法需要社會(huì)人員不斷適應(yīng)才能進(jìn)付諸實(shí)踐。因此要讓單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，就要從改變思想意識(shí)角度著手，將檔案信息化建設(shè)納入到本單位的發(fā)展布局當(dāng)中，結(jié)合本單位檔案管理的特點(diǎn)，優(yōu)化信息系統(tǒng)管理構(gòu)架，以提高單位信息化建設(shè)水平，吸引專(zhuān)業(yè)的信息化人才進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中，提高檔案信息處理效率。
　　（二）檔案管理機(jī)構(gòu)要提高標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)要著力提高標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化水平。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)離不開(kāi)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)和規(guī)范。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作最終的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。所以要不斷推進(jìn)和加強(qiáng)檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)，各種管理系統(tǒng)不能雜亂無(wú)章，系統(tǒng)要兼具整體性和實(shí)用性，要具備較強(qiáng)的可操作性，能夠讓檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)整理檔案信息。同時(shí)要建立檔案信息化管理規(guī)章制度，無(wú)規(guī)矩不成方圓，要從人員的職責(zé)崗位、操作流程、信息處理方法等方面嚴(yán)格規(guī)范，對(duì)檔案信息質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān)，建立起統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的無(wú)縫對(duì)接，全面提高檔案管理效率。
　　（三）重視檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。在現(xiàn)代檔案管理中，檔案管理人員還要全面重視檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，檔案信息電子化、操作系統(tǒng)信息化是未來(lái)檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，檔案管理工作人員要逐步提高自身的信息化素養(yǎng)，樹(shù)立信息化意識(shí)，要通過(guò)建立起一體化的信息操作流程規(guī)范自身的工作行為，既要保障檔案信息系統(tǒng)的實(shí)用性，也要保障信息操作的準(zhǔn)確性。要針對(duì)不同的檔案信息分門(mén)別類(lèi)存儲(chǔ)和歸檔，通過(guò)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)檔案信息，以保障檔案信息的真實(shí)有效，供廣大用戶(hù)使用。
　　三、結(jié)語(yǔ)
　　綜上所述，檔案管理信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)引領(lǐng)下檔案管理事業(yè)發(fā)展的又一個(gè)高潮，為了有效規(guī)范檔案信息的歸檔及操作流程，就要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，充分滿(mǎn)足檔案一體化保存及信息化處理的需要，要將不同種類(lèi)的檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)載體中，對(duì)有價(jià)值且珍貴的檔案信息進(jìn)行備份處理，既要確保檔案信息的真實(shí)有效，也要保障檔案信息能夠滿(mǎn)足廣大用戶(hù)的實(shí)際需求，為廣大用戶(hù)提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。
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